Experiencia De Un Operador Ejecutivo: Excel

Excel

En el programa Excel, aprendí cosas muy interesantes y útiles para mi. Así como hay funciones muy complejas y difíciles de hacer, también las hay muy fáciles y entretenidas, en este módulo aprendí a utilizar cada una de las funciones de operaciones que provee Excel, a simplificar de documentos que contienen miles de datos, a utilizar los macros, entre otros.

Excel es un gestor de hojas de calculo, o también llamado una hoja electrónica.

Excel tiene muchas utilidades, entre ellas están:

- Elaborar estados de cuenta

- Elaborar planillas de pagos

- Cálculos estadísticos

- Manejar inventario

Las partes de Excel son:

Excel esta compuesto por:

Libros: cada libro de Excel esta formado por hojas y cada hoja esta dividida en muchas celdas.

Hojas: estas contienen la cuadricula en donde se trabajara.

Filas: son las que estan de forma horizontal y se ordenan por numeros (1-1048576)

Columnas: son las que se encuentran de forma vertical y se encuentran ordenadas por letras (A-XFD)

Celdas: es la intercepcion de una fila y una celda.

Entre algunas formas de desplazarnos por la ventana de Excel tenemos, se puede hacer mediante nuestro teclado y nuestro mouse, otra forma es con las teclas cursoras o tambien se puede con la combinacion con control.

En Excel hay 4 tipos de operadores de calculo:

Aritmético: es para ejecutar operaciones matemáticas

De comparación: esta basado en comparar 2 valores, y de ello se obtendrá un valor lógico: Verdadero o Falso.

De concatenación de texto: se utiliza el signo ¨&¨ para unir una o varias cadenas de texto para generar un solo elemento.

Operador de referencia: este operador combina rangos de celdas para los cálculos, esos rangos pueden ser:

Dos puntos (:) este genera una referencia las celdas que se marcan .
Punto y coma (;) este combina varias referencias como una sola.
Espacio ( ) es un operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a las 2 referencias .

Formato de celdas

En Excel un dato puede ser formateado muchas veces y con opciones diferentes.

El formato de celdas me permite trabajar con criterios como estos:

¿Cómo cambiarle el nombre a las hojas de Excel?

Clic en archivo
Clic grupo celdas
Comando formato
Cambiar nombre de la hoja

Autoformas

Es una herramienta muy útil que nos provee el programa ya que nos ofrece formas ya preestablecidas

Pasos para utilizarlas:

Insertar
Ilustraciones
Formas
Elegir la forma deseada

Hipervínculos

Los hipervínculos son muy útiles, ya que te permiten crear un enlace con otra parte de documento, de otros documentos, de paginas web, e incluso de direcciones email. Ubicado en la ficha insertar, grupo Vínculos.

Funciones básicas en Excel

Las funciones en Excel, son los medios para realizar una operación matemática de cualquier tipo.

Estas son:

=SUMA
=MAX
=MIN
=CONTAR
=CONTAR.SI
=SI

Ejemplos:

Mover hojas

Esta herramienta permite agrupar de formas distinta las hojas con las que se trabaja y permite crear nuevos libros que podremos modificar y mover a nuestro antojo.

Tipos de errores en las fórmulas de Excel:

#####: aparece cuando en alguna celda que tiene formato de numero no cabe la cifra completa. La forma de corregirlo es ampliando la celda.

#¡VALOR!: nos aparece cuando realizamos una operación que no es valida.

#DIV/0: aparece cuando queremos realizar una división de un numero entre cero.

#¿NOMBRE?: nos aparece cuando usamos una función que no existe o no esta establecida en Excel.

#¡NUM!: nos aparece cuando en una formula ponemos un valor no numérico donde debería haber uno.

#¡N/A!: aparece cuando utilizamos la función de búsqueda pero no encuentra ninguna coincidencia con la matriz de la búsqueda

#¡NULO!: cuando la intersección que hay entre dos rangos no existe.

#¡REF!: aparece cuando hacemos referencia a una dirección que hemos eliminado anteriormente.

Funciones de Excel

Texto a columna

Esta herramienta es muy útil, ya que hace que tu trabajo se vea mas ordenado y claro, ya que hace que el texto que contenga una celda pase a dividirse en columnas.

Función subtotales

Esta herramienta nos ayuda a calcular los subtotales de una lista de valores numéricos.

Anidamiento de la función SI

Esta función sirve mucho para comparar entre dos criterios:

Ejemplo:

Validación de datos

Esta es una herramienta muy útil y fácil de utilizar, ya que nos ayuda a indicar al usuario el tipo de datos que se pueden introducir en esa celda.

Pasos:

Seleccionar la celda o el rango de celdas que se desea.
En la ficha datos, grupo herramientas de datos, clic en validación de datos.
En configuración seleccione lo que necesita y desea.
Introduce los criterios para la regla.
Clic en el mensaje de entrada y error.
Aceptar.

Funcion Buscar y BuscarV

Esta herramienta nos permite hacer busquedas de registros en una tabla o en una matriz de datos. Su sintaxis se basa en: =(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])

Formato condicional

Es una herramienta que se utiliza para aplicarle algunas características de formato a determinadas celdas dependiendo que se cumplan ciertas condiciones.

Tablas dinámicas

Una tabla dinámica es como un resumen de un conjunto de datos que puede usar varios criterios de agrupación.

Macros

Los macros son una serie de pasos logicos que me ayudan y permiten realizar una serie de actividades si esta se vuelve una rutina para mi. Los macros son muy utiles ya que te ahorran mucho trabajo con solo utilizar un control.

¿Cómo crear un macro?